Dự án · mẫu tài liệu bàn giao
Mẫu tài liệu bàn giao
Bạn nhận gì ở từng bước, trình bày dạng trích đoạn. Đây là mẫu định dạng: doanh nghiệp là giả định, không có tên khách và không có số liệu của khách.
Mẫu · chỉ minh họa định dạng · không có dữ liệu khách
Ghi chú phạm vi và kiến trúc
Gửi kèm đề xuất giá cố định, sau bước Đánh giá vận hành.
Vấn đề
Dòng đơn hàng được gõ tay từ Zalo và email vào Excel, rồi gõ lại vào phần mềm kế toán.
Trong phạm vi
Đọc đơn từ hộp thư chung và file xuất Zalo · kiểm mã hàng với bảng giá · ghi đơn đã duyệt vào phần mềm kế toán · danh sách ngoại lệ hằng ngày.
Ngoài phạm vi
Tích hợp với sàn như Shopee và TikTok Shop · sửa chính phần mềm kế toán.
Kiến trúc
Một dịch vụ nhỏ có hàng đợi. Mỗi đơn giữ file gốc và lịch sử thay đổi. Đơn nào không khớp quy tắc thì chuyển người duyệt.
Nghiệm thu
Liệt kê theo từng giai đoạn trong danh sách nghiệm thu, thống nhất trước khi bắt đầu.
Rủi ro
Bảng giá đang nằm ở hai nơi. Tuần 1 hai bên thống nhất nơi nào là nguồn chuẩn.
Mẫu · chỉ minh họa định dạng · không có dữ liệu khách
Báo cáo tuần
Mỗi thứ Sáu, một trang, bằng văn bản.
Đã xong tuần này
Công cụ đọc hộp thư chạy trên dữ liệu thử · quy tắc kiểm mã hàng soạn cùng nhân viên bán hàng.
Tuần tới
Danh sách ngoại lệ · demo đầu tiên trên bản sao đơn thật, ở giai đoạn giữa dự án.
Đang chờ bạn
Quyền đọc một bản sao bảng giá.
Quyết định đã chốt
Đơn không khớp quy tắc thì chuyển người duyệt, không bao giờ tự duyệt.
Tình trạng giai đoạn
Giai đoạn 1/3 · đúng tiến độ · không đổi giá, không đổi phạm vi.
Mẫu · chỉ minh họa định dạng · không có dữ liệu khách
Danh sách nghiệm thu
Thống nhất trước khi bắt đầu và cùng kiểm ở mỗi giai đoạn.
- Mọi đơn trong bộ mẫu đã thống nhất đều được nhập hoặc nằm trong danh sách ngoại lệ, không đơn nào lặng lẽ biến mất.
- Đơn đã duyệt xuất hiện trong phần mềm kế toán với đúng dòng hàng, giá và mã khách.
- Mỗi đơn đã nhập đều trỏ về tin nhắn hoặc file gốc.
- Danh sách ngoại lệ hằng ngày gửi email đến đúng người.
- Bàn giao sổ tay vận hành, hay runbook, và hướng dẫn quản trị bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
- Bàn giao mã nguồn và quyền truy cập, rồi bắt đầu bảo hành 30 ngày.
Tài liệu thật chỉ chia sẻ theo NDA. Định dạng thay đổi theo dự án, còn cấu trúc trên giữ nguyên.
Cách chúng tôi làm việc
Năm bước giống nhau cho mọi dự án, dù chỉ một quy trình hay cả một giai đoạn sản phẩm.
- 01Cuộc gọi 30 phútChúng tôi cùng xem việc này có đáng làm không. Cuộc gọi miễn phí, không ép báo giá, không ràng buộc. Founder hoặc Solution Architect tham gia.
- 02NDA và xem quy trìnhKý NDA trước khi bạn gửi file thật, rồi cùng người đang làm việc đó hằng ngày đi qua từng bước của quy trình.
- 03Đánh giá vận hànhBạn nhận sơ đồ các việc đang làm tay, chi phí đang mất và phạm vi giá cố định kèm điều kiện hoàn thành, trong 1–2 tuần.
- 04Làm theo giai đoạnBàn giao theo giai đoạn, có demo trên dữ liệu thật ở giữa dự án và báo cáo ngắn bằng văn bản mỗi tuần.
- 05Nghiệm thu và bàn giaoMỗi giai đoạn được kiểm theo danh sách đã thống nhất. Bàn giao mã nguồn khi nghiệm thu, sau đó bảo hành 30 ngày.
Dự án như thế này bắt đầu từ đâu
Tự động hóa công việc lặp lại
Mỗi ngày vẫn phải copy thông tin đơn từ Zalo sang Excel? Chúng tôi dùng AI để tự động hóa việc đó và đo thời gian tiết kiệm được.
