Góc nhìn / AI và chứng từ
Trước khi làm AI cho vận hành: bắt đầu từ chứng từ, không phải chatbot
Hãy bắt đầu từ chứng từ, không phải chatbot. Chatbot dễ demo, nhưng chi phí hằng ngày thường nằm ở hóa đơn, đơn hàng, email và ảnh chụp mà nhân viên đang gõ lại bằng tay.
Trả lời ngắn: hãy bắt đầu từ chứng từ. Tìm những hóa đơn, đơn hàng, email và ảnh chụp mà nhân viên đang gõ lại, rồi để AI đọc còn người duyệt kết quả. Cách này cho kết quả đo được với rủi ro thấp. Chatbot trên website cho một buổi demo đẹp nhưng hiếm khi đổi được khối lượng việc hằng ngày.
Viết đoạn này trước
Ai bắt đầu quy trình, cái gì đến, kết quả đúng trông thế nào, và ai xử lý ngoại lệ. Thứ đến có thể là email, file PDF, ảnh chụp hoặc tin nhắn. Nếu chưa viết được bốn ý đó thì chưa nên đưa AI vào vận hành.
Sáu điều cần thống nhất trước
- Khối lượng. Bao nhiêu chứng từ mỗi ngày, mỗi tháng và lúc cao điểm.
- Nơi kết quả cần đến. Phần mềm bán hàng, kế toán hoặc bảng tính mà nhân viên đang dùng.
- Dữ liệu mẫu. Vài tuần chứng từ thật, có thể che thông tin. Không có dữ liệu thật thì không đánh giá được.
- Mức sai chấp nhận được. Và một kết quả sai làm bạn thiệt hại bao nhiêu.
- Chỗ người duyệt. Những bước nào luôn cần người xem trước, như lên đơn hoặc hoàn tiền.
- Giới hạn dữ liệu cá nhân. Thống nhất ngay từ đầu, đừng để tới tuần trước khi chạy.
Bước người duyệt là một tính năng
Khi sai sót gây thiệt hại, bước người duyệt được thiết kế từ ngày đầu. Nó không phải miếng vá thêm sau lỗi đầu tiên. Mọi thao tác đều được ghi lại. Có người theo dõi chi phí AI và tỷ lệ lỗi ngay từ tuần đầu chạy thật.
Các phần mềm kế toán đã có một phần việc này. Ví dụ, chúng đánh dấu hóa đơn hợp lệ hoặc cảnh báo trước khi hạch toán. Phần việc đáng làm là phần còn lại: đọc những chứng từ đến từ ngoài các phần mềm đó, và chuyển kết quả đúng chỗ.
Khi nào nên nói không
Hãy nói không khi chất lượng dữ liệu mới là vấn đề thật. Hãy nói không khi không ai chịu trách nhiệm quy trình, hoặc khi một quy tắc đơn giản là đủ. Nhiều bước chỉ cần tự động hóa thông thường, vừa dễ vận hành vừa dễ kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bắt đầu AI trong vận hành bằng chatbot không?
Không. Hãy bắt đầu từ chứng từ. Chatbot dễ demo, nhưng chi phí hằng ngày thường nằm ở hóa đơn, đơn hàng, email và ảnh chụp mà nhân viên đang gõ lại bằng tay.
Cần viết gì trước khi đưa AI vào?
Một đoạn văn với bốn ý: ai bắt đầu quy trình, cái gì đến, kết quả đúng là gì, và ai xử lý khi có ngoại lệ. Nếu chưa viết được bốn ý đó, chưa nên đưa AI vào vận hành.
Cần thống nhất những gì từ đầu?
Sáu điều: khối lượng, nơi kết quả cần đến, dữ liệu mẫu từ vài tuần chứng từ thật, mức sai chấp nhận được và một lỗi sai gây thiệt hại bao nhiêu, chỗ người duyệt, và giới hạn dữ liệu cá nhân.
Có cần người duyệt kết quả của AI không?
Khi sai là tốn tiền, có. Bước người duyệt phải có từ ngày đầu. Mọi thao tác đều được ghi lại. Chi phí AI và tỷ lệ lỗi có người theo dõi ngay tuần đầu chạy thật.
Khi nào nên nói không với AI?
Khi chất lượng dữ liệu mới là vấn đề thật, khi không ai chịu trách nhiệm quy trình, hoặc khi một quy tắc đơn giản là đủ. Rất nhiều bước chỉ cần tự động hóa thông thường.
Làm sao để bắt đầu nhỏ?
Bằng Dự án tự động hóa thử, từ 18tr, 3–4 tuần. Phạm vi và chi phí được ghi bằng văn bản trước khi bạn trả đợt đầu.
Tôi có thể nói chuyện với ai đó trước không?
Được. Đặt cuộc gọi miễn phí 30 phút. Bạn nói chuyện với Founder hoặc Solution Architect. Chúng tôi phản hồi trong 1 ngày làm việc.