Đọc hóa đơn bằng AI, có người duyệt trước khi vào sổ

Trả lời ngắn: để AI đọc chứng từ và đề xuất các trường, chạy các kiểm tra đơn giản trên kết quả, và chuyển mọi thứ chưa chắc cho người. Người duyệt trước khi hạch toán, và mọi bước đều vào nhật ký. Cách này giữ được tốc độ của AI và sự kiểm soát của kế toán.

Vì sao phải duyệt trước khi hạch toán

Một bút toán sai trong sổ rất tốn công tìm và sửa về sau. Bước duyệt ngắn chỉ tốn vài giây mỗi chứng từ. Vì vậy bước duyệt được thiết kế từ ngày đầu. Nó không được thêm vào sau lỗi đầu tiên.

Cái gì chuyển cho người

• Một trường AI chưa chắc, như số tiền bị mờ.
• Các dòng không cộng đúng tổng.
• Nhà cung cấp hoặc mã thuế mà hệ thống chưa gặp.
• Chứng từ trông giống một chứng từ đã nhận.

Cần thống nhất gì trước

Hãy thống nhất kết quả cần đến đâu, phần mềm kế toán nào là nguồn đúng, mức sai chấp nhận được, và giới hạn dữ liệu cá nhân nào áp dụng. Thu thập vài tuần chứng từ thật, đã xóa dữ liệu nhạy cảm, để kiểm tra việc đọc một cách trung thực. Bài bắt đầu từ chứng từ liệt kê sáu điểm cần chốt.

Khi nào không nên dùng AI ở đây

Nếu hóa đơn đã đến dưới dạng hóa đơn điện tử có cấu trúc, hãy đọc dữ liệu trực tiếp và bỏ qua AI. Nếu nhà cung cấp ít và định dạng không đổi, một quy tắc cố định là đủ.